Asertywne wydawanie poleceń

Asertywność w pracy należy do najtrudniejszych płaszczyzn do nauki postaw i zachowań asertywnych. To właśnie na tym gruncie najczęściej potrzebujemy umiejętności asertywnego wydawania poleceń. Jak formułować polecenia, by były one przyjmowane i wykonywane? Jak reagować, kiedy ktoś nie chce wykonać naszego polecenia, choć należy to do jego zadań? Jak skutecznie wydawać polecenia?

Zachowania asertywne w pracy to nie tylko prowadzenie relacji z przełożonymi i klientami czy kontrahentami, ale także kontakt z podwładnymi czy kierowanie zespołem. Wśród kompetencji miękkich, jakimi powinien cechować się dobry lider, menadżer czy kierownik, znajduje się umiejętność skutecznego wydawania poleceń i egzekwowania ich wykonania. Wielu osobom odznaczającym się kompetencjami i doświadczeniem zawodowym, trudności sprawia właśnie delegowanie zadań i organizacja sprawnej pracy swojego zespołu. Asertywne wydawanie poleceń można ćwiczyć, a żeby zacząć trening asertywności pod tym kątem na gruncie zawodowym, warto pamiętać o kilku elementach, jakie zawiera asertywne wydanie polecenia.

Kompetencje skutecznego lidera – asertywne wydawanie poleceń

Zaznaczaj, kto wydaje polecenie

Wydając polecenie, postaraj się podkreślić, że zadanie do wykonania zlecasz Ty – mów w formie „ja” („proszę cię, byś zrobił…”, „deleguję cię do zadania…”). Unikaj natomiast form bezosobowych, komunikatów niedookreślonych i zawoalonych, typu „przydałoby się”, „można by zrobić…”, „warto by było…”. W ten sposób tracisz siłę przekazu „polecenia służbowego”. Staraj się mówić jasno, konkretnie, że to Ty zlecasz komuś zadanie do wykonania.

Zwróć się bezpośrednio do adresata

Często trudnością w skutecznym wydawaniu poleceń rzucanie ich „w przestrzeń”, na przykład podczas spotkania zespołu, jako lider czy kierownik mówisz na przykład „musimy opracować…”, „trzeba zrobić zestawienie…”, „do pilnego przygotowania jest prognoza na najbliższy kwartał”. Mało tego – nawet jeśli podobnych komunikatów użyjesz w rozmowie z jedną osobą i dla Ciebie jest to „oczywiste”, że to zadanie dla niej, to wcale takie „oczywiste” może nie być dla adresata. Warto pamiętać o tym, że „oczywiste” jest tylko to, co mówimy w sposób dosłowny, bezpośredni i klarowny.

Konkretne polecenie powierz konkretnej osobie. Zwróć się do niej osobowo, najlepiej po imieniu. Wówczas nikt nie ma żadnych wątpliwości, komu zostało powierzone dane zadanie i kto odpowiada za jego realizację.

Wyraź jasno, co ma zostać zrobione

Wydając polecenia i delegując zadania staraj się nie używać ogólników w stylu „trzeba to ogarnąć”, „na pewno sobie z tym poradzisz”, czy „no to działamy!”. Warto zdawać sobie sprawę, że dla osoby której wydajesz polecenie, takie słowa mogą znaczyć zupełnie co innego, niż dla Ciebie. Mów konkretnie, co ma zostać zrobione: „zredaguj odpowiedź na maila”, „przygotuj raport z ostatniego miesiąca”. W ten sposób nie musisz się martwić o to, czy dana osoba wie, co ma zrobić, czego od niej oczekujesz.

Wskaż do kiedy polecenie ma zostać wykonane

To bardzo ważny element skutecznego wydawania poleceń i egzekwowania ich wykonania. Jeśli powiesz „dobrze by było jak najszybciej”, a potrzebujesz czegoś pilnie już następnego ranka, to nie dziw się, że osoba, która miała się tym zająć, będzie zdziwiona, kiedy przyjdziesz z pretensjami. Staraj się nie używać nieprecyzyjnych określeń czasowych – dla każdego jego ramy mogą być różne. Pilnuj używania konkretów, na przykład „najpóźniej na wtorek”, „do końca tygodnia”. Dzięki temu Twoje polecenie staje się kompletne i druga strona jest w pełni poinformowana, czego od niej oczekujesz.